TILBAKEMELDINGER: JUST DO IT!

Kjenner du noen som har kommet med følgende uttalelse: «Jeg er veldig fornøyd i jobben min. Det er bare et problem: jeg får alt for mange tilbakemeldinger fra lederen min!». Personlig kjenner jeg ingen.

Norske arbeidslivsundersøkelser viser at nettopp tilbakemeldinger gjennomgående er noe som norske arbeidstakere savner fra sin sjef. Løsningen på problemet for mange organisasjoner er at man kurser ledere i hvordan de skal gi tilbakemeldinger, ofte med fokus på «kjøreregler» både på det språklige og kroppsspråklige.

Spørsmålet er om dette fokuset kan bli et direkte hinder for det aller viktigste, nemlig at tilbakemeldinger faktisk blir gitt. Jeg tror at mengden feedback som gis i en organisasjon er en kvalitet i seg selv, og at det ligger et større potensial der, enn i det rent tekniske. 

Hva er tilbakemeldinger og hvorfor savner medarbeidere dette når det uteblir?

Tilbakemelding i denne sammenhengen, betyr å ta stilling til eller sette en valør på noe, enten skjønnsmessig eller faktabasert, og så dele det med en annen eller andre. Det kan eksempelvis være ditt bilde av hva som er fakta, et resultat, et problem, en prestasjon eller en konkret atferd. For ledere er dette et kraftfullt virkemiddel som kan deles i to hovedtyper:

• Forsterkende tilbakemeldinger. Noe du anser som riktig, hensiktsmessig eller bra og som du ønsker å se mer av og fremheve
• Korrigerende tilbakemeldinger. Noe du anser som uriktig, lite hensiktsmessig eller for dårlig, eventuelt noe du rett og slett tenker at kunne vært enda bedre med noen justeringer

Vår erfaring er at de aller fleste ansatte ønsker å gjøre en god jobb. Så når de melder et savn etter tilbakemeldinger, er dette både et behov for bekreftelse om at de på rett spor eller å bli anerkjent, og et behov for innspill om hvordan de kan utvikle seg til å bli bedre.

Hvorfor er tilbakemeldinger kritisk for å utvikle medarbeidere og deres prestasjoner?

Min påstand er at tilbakemeldinger er en forutsetning for utvikling av gode resultater og høye prestasjoner. Årsaken er at en slik utvikling ikke kan skje i et vakuum der hverken ledere eller medarbeidere deler tilbakemeldinger med hverandre.

Alle mennesker har sider ved seg selv de er «blinde for», og vil fortsette å være det helt til en kollega gjør vedkommende oppmerksom på atferden, enten de har behov for en forsterkning eller korrigering. Men dette handler ikke bare om «blinde» sider, det handler om å dele sin vurdering og sin ærlige mening med hverandre – for gjensidig å bidra til forbedring.

Hva bør jeg gi tilbakemeldinger om?

Jeg har stilt dette spørsmålet til ledere mange ganger og fått svært ulike og til dels underlige svar. Det beste svaret fikk jeg fra en dyktig HR-direktør jeg kjenner. Hun sa: «Du kan gi tilbakemelding om alt. Det er formen som avgjør.»

Jeg kunne ikke sagt meg mer enig. Jeg opplever nemlig ofte at mange «eksperter» og organisasjoner tilstreber å regelstyre fenomenet, uten å lykkes nevneverdig. Du kan faktisk gi tilbakemelding om alt. 

Hvordan gir jeg tilbakemeldinger?

Jeg er som nevnt helt enig med HR direktøren; form er avgjørende. Og personlig mener jeg at det som påvirker formen på tilbakemeldingen mest, er selve motivet du har for å gi den og at du kan gi den med respekt - for utgangspunktet og potensialet personen har.

Så det viktigste spørsmålet du bør stille deg er: Hva er ditt eget motiv? Om du kjenner at det er et genuint ønske om utvikling og forbedring, hjelp og interesse eller at du har et bevisst og rasjonelt motiv for å korrigere eller forsterke noe i organisasjonskulturen, er du trolig inne på rett spor.

Om du derimot kjenner på følelser som går i retning av utløp for din egen frustrasjon, å lette ditt hjerte, et ønske om å «ta» eller sette noen på plass, eventuelt vise din egen overlegenhet, bør det blinke et par varsellamper. Du bør også være varsom med å gi forsterkende tilbakemeldinger du egentlig ikke mener – det blir ofte gjennomskuet og virker derfor mot sin hensikt. Motiv er med andre ord det som påvirker form mest. Er motivet på plass, kommer en god form lettere av seg selv.

Når og hvor kan jeg gi tilbakemeldinger?

Også omkring dette spørsmålet opplever jeg at ulike «eksperter» kan bidra mer til innsnevring, enn mulighetsorientering. For meg er nemlig svaret: «Stort sett når som helst og hvor som helst.» 

Jeg har stadig opplevd at dette blir såpass regulert, at lederens mulighetsrom blir for lite. Eksempler: «Tilbakemeldingen må foregå på et nøytralt sted, ikke på ditt kontor.» «Det må alltid være i en sammenheng der medarbeideren har fått god tid til å forberede seg på at h*n skal få tilbakemelding». «Gi alltid ros i plenum og ris på tomannshånd.»

Jeg er grunnleggende motstander av slike regler. Alle aspekter av når og hvor må selvsagt vurderes til enhver tid, sett opp mot hva du ønsker å oppnå, og hvordan du tenker at mottakeren vil reagere. Er du eksempelvis i tvil om mottakeren er klar for å få en tilbakemelding, kan du jo bare undersøke: «Jeg har en tilbakemelding til deg. Har du lyst til å høre den?»

Du må selvsagt også vurdere om du bevisst skal korrigere noe i plenum, som et taktisk virkemiddel for å kultivere gruppen, eller om dette hører hjemme på tomannshånd. Enkelte ganger bør du lande på sistnevnte, men husk samtidig at en kultur der det er naturlig å gi tilbakemeldinger til hverandre i plenum, ofte er trygg, tydelig og skaper stadig høyere prestasjoner i gjensidighet.

Videre må du vurdere om du skal gi tilbakemeldingen der og da, eller om den er såpass krevende at du har behov for å forberede deg og eventuelt medarbeideren. Andre ganger kan vurderingen omkring å avvente eller ikke, handle om at du trenger et bedre faktagrunnlag. Mitt poeng er at når dette regelstyres, idiotforklarer man både lederen og medarbeideren; lederen med tanke på vurderingsevne og medarbeideren på håndteringsevne. Det viktigste du trenger å minne deg selv på som leder omkring disse vurderingene er følgende:

Medarbeidere er ikke tankelesere. Det du går forbi uten å korrigere, har du dermed godkjent. Og hva du er fornøyd med, men ikke deler, må de gjette seg til.

Min klare erfaring er at eksplisitte ledere skaper trygghet på et annet nivå enn implisitte ledere. Grunnleggende trygghet er alltid en forutsetning for utvikling.

Hva er en god form og hensiktsmessige teknikker for tilbakemeldinger?

La det være sagt med en gang: det finnes definitivt måter å gi tilbakemeldinger på som er langt mer hensiktsmessige, respektfulle og effektfulle enn andre. Problemet med lederkursene som tematiserer tilbakemeldinger er imidlertid at de kan tendere mot å gi såpass mange retningslinjer, råd og huskeregler omkring tilbakemeldinger, som form, utsagn, kroppsspråk osv. at det blir uekte.

For noen blir det i tillegg begrensende og/eller uoverskuelig. Man gjør temaet såpass komplisert og bundet at kurset kun bidrar til å heve den emosjonelle terskelen mange ledere har fra før av for å gi tilbakemeldinger.

Ofte dukker det også her opp velmenende, men totalt misforståtte råd som: 

• «Det er viktig å skille sak og person.» (Nei, det er komplett umulig fordi en prestasjon er personlig, og tilbakemeldingen vil bli tatt personlig, hvilket er bra!) 
• «Det er viktig at du er objektiv.» (Nei, hele poenget med tilbakemeldinger og utvikling er å være subjektiv, skjønnsmessig og sette din valør på noe.)
• «Det er viktig at for hver eneste negative tilbakemelding må du gi minst tre positive» (Hvorfor det? Det blir litt som å si til kjæresten din at jeg elsker deg, men…)

Så om du ønsker å bli bedre på tilbakemeldinger: Google gjerne temaet eller ta et kurs, og jeg er sikker på at du vil finne en kommunikasjonsform som passer deg, men vær varsom med å gå deg vill. Det er ikke så vanskelig, men vurderingene du gjør som leder omkring dette virkemiddelet er derimot viktige og kan være krevende.

Hvordan blir bedre til å gi tilbakemeldinger og skape en «feedback-kultur»?

Svaret på dette spørsmålet er for meg enkelt: Slutt å snakke om det og begynn å gjøre det!
Løsningen som leder ligger ikke i at du sier til medarbeiderne at nå må vi bli flinkere til å gi hverandre
tilbakemeldinger. Min erfaring er at det ikke endrer noe som helst. Begynn i stedet å gi
tilbakemeldinger og du vil garantert begynne å få flere tilbakemeldinger. Som leder: skap
systematiske arenaer for at det gis tilbakemeldinger. Det trenger ikke ta mye tid, og det krever ingen
administrasjon. Poenget er at dette, som alt annet, er en del av jobben din som må gjøres. Og gjør du
den ofte nok og med gode vurderinger bak, vil du etter hvert utvikle nettopp en såkalt feedback-
kultur i din organisasjon. Jeg garanterer deg det og ønsker deg lykke til som en prestasjonsutviklende
leder med tilbakemeldinger som et kritisk virkemiddel!