SETT DEG NED MED OSS
  • VÅR INNSIKT
  • Vis meg din kalender og jeg skal si deg hvilken leder du er

Vis meg din kalender og jeg skal si deg hvilken leder du er

Sitter du med en tapetsert kalender med møter av ymse slag og lurer på hvordan det ble slik? Det enkle svaret er at du har behandlet din viktigste ressurs som leder, på det beste, stemoderlig. TID! Det å godta kalenderinvitasjoner eller ha full kalender er sist jeg sjekket ikke en KPI som mange leder styres etter eller styrer på. Likevel virker mange i alt for stor grad å ha for lav terskel for å godta møter som tar kapasitet og fokus. Du har blitt et offer for kalendertyranniet! Så hva bør du gjøre for å komme deg ut?

Hvorfor er tidsbruk viktig?

Foruten det åpenbare, nemlig at du skal prioritere din tid der det gir størst effekt på virksomhetens resultat, så har den også en del andre organisatoriske effekter. Det du bruker din egen tid på, kultiverer opplevelsen kolleger (ledere og medarbeidere) får på hva som er viktigst og vil følgelig påvirke hvordan de prioriterer. Vi ønsker alle å «aligne» oss med det sjefen anser som viktigst for å få gunst og arbeidsro. Hva du som leder bruker tid på er det mest praktiske og synlige beviset på viktighet, mye kraftigere enn hva du muntlig måtte uttale. Du trenger derfor å øke din bevissthet på hvilke møter du ikke skal gå i!

 

Du ødelegger dynamikken og svekker «empowerment»

Det er viktig å erkjenne at din møtedeltagelse alltid vil påvirke resultatet. I møter der det skal foregå diskusjoner og saksbehandling som leder frem til en beslutning, så kan du ende opp med å minske opplevd «empowerment» og autonomitet. Ved at lederen sitter med i et møte, vil dynamikken påvirkes. I tillegg vil hva, hvem og hvordan det diskuteres påvirkes av din tilstedeværelse. Jeg har jobbet med flere ledere som har sagt at de er veldig tydelige på at de kun er der for å bidra og diskutere på like fot med sine ansatte, og at det da bør gå bra. Og ja, det gjør det ofte, men om din påvirkning var det riktige totalt sett, er et annet spørsmål. Skal kompetanse få lov til å styre utviklingen, må den får lov til å virke autonomt og ansvarlig over tid. Minst mulig tilførsel av autoritet for å få fremgang er da et viktig prinsipp. I tillegg kan din deltagelse gjøre at du ikke får nok «distanse» til beslutningen for å kunne betrakte den nivåriktig mht. overordnede mål og strategier. Du er simpelthen blitt for mye påvirket underveis.

Du belaster organisasjonen for mye med egen og andres deltagelse

Det å utnytte virksomhetens kapasitet og kompetanse er et av de viktigste ansvarsområdene du som leder har. Gode møter krever som regel en god del forberedelser og etterarbeid for alle involverte i møtene. Så en ting er tiden møtet tar, men man kan fort multiplisere med tre for å se total tidsbruk. Ved at du som leder stiller i møtene signaliserer du at andre også bør være der. Jeg har opplevd flere møter der fire organisatoriske nivåer har vært representert i møte, fagpersoner/operative medarbeider og tre ledernivåer. Kapasiteten til organisasjonen blir oppbrukt på opplevd behov for å tilføre autoritet for å få fremgang eller utøve kontroll for å kunne dokumentere at jeg har vært «tett på».

«Oppoverdelegering» som skaper uansvarlighet

Det å delegere oppover har blitt et fenomen som jeg har blitt mer oppmerksom på de senere årene. At dette skjer er som regel en konsekvens av uenighet mellom fag (personer) eller avdelinger/divisjoner. For mange ledere tar imot denne «oppoverdelegeringen» for fort og involverer seg direkte i saksbehandlingen. Jeg sier selvfølgelig ikke at dette alltid er feil, men at det bør gjøres med stor varsomhet. Motivet er nesten alltid å skape fremgang raskere på saken, noe som er en god grunn. Problemet er at man etablerer en sedvane for ikke å ta ansvar og løse ting på lavest mulig nivå. Dette gjør at virksomhetens totale gjennomføringskraft og –hastighet reduseres. Lederen bruker tid på for mye detaljer som går utover de større beslutningene, og ved at «alt» løftes nedenfra så skapes flaskehalser pga. at kapasiteten er brukt opp på et eller flere ledersjikt.

Ledere som er kjørt på kapasitet tar ofte færre eller dårligere beslutninger fordi de ikke har mulighet til å vurdere dem godt nok. Utsettelser blir da ofte en fornuftig utgang.

Noen betraktninger du bør gjøre før du aksepterer en møteinvitasjon

Så hva bør du vurdere for å ta gode valg rundt egen tidsbruk som leder? Her er noen råd:

  • Hvem har du gitt «rett» til å innkalle deg til møter som du følgelig må stille på?
  • Resten er invitasjoner som du bør tilgodese med en vurdering av følgende kriterier:
    • Er målet med møtet klart?
    • Er det krav til forberedelser?
    • Er møtenivået riktig mht. ditt ansvar kontra de andre møte deltagerne (ref. «empowerment» og ansvarlighet), eller er det en forventning om at du skal tilføre autoritet og «styre» retningen videre?

Er svaret «nei» på alle disse spørsmålene bør du takke pent nei til deltagelse, med begrunnelsen av at forventningen til ditt verdibidrag ikke er tydelig nok. Det kan da hende at du får tilbake at du er ønsket for «å låne bort hodet» ditt, og at du verken har forberedelser eller etterarbeid. Dette kan være en god nok grunn til at møtet bør prioriteres

 

Noen betraktninger du bør gjøre ifm. planlagte møter

  • Avsett tid til forberedelser inn i de møtene som du faktisk skal gå i. Møter med lav kvalitet reduserer så og si alltid beslutningsdyktigheten og derved hastigheten på gjennomføring av nødvendige endringer. Har du ikke kapasitet i tilstrekkelig grad til forberedelser så er det bedre å utsette møtet eller det agendapunktet du eventuelt særskilt skulle være forberedt på!
  • Når du observerer delegering oppover (eller «eskalering» som noen en gang forfinet fenomenet til å være ;), så still følgende spørsmål:
    • Hvem har vært involvert i prosessene og hvorfor?
    • Hva er grunnene til at det ikke er løst?
    • Hvorfor er det riktig at det må besluttes videre retning akkurat nå?

Uansett så må alle ledere rå over sin egen tidsbruk. Det å hengi seg til et kalendertyranni er ikke forenlig med å lede i tråd med virksomhetens målsettinger og strategier. En avstemming mot dette når du planlegger din tidsbruk må alltid gjøres jevnlig. Er du uten styring på egen tidsbruk er det på tide med en «sjau». Deleger, skap «empowerment» og meld deg av «kjekt-å-være-i-møter» eller møter som ikke du kan tilføre høy nok verdi i. Får du «ledig» tid skal jeg love at du fyller dette med en høyverdig aktivitet som den gode lederen du er!

Temaer: